Optimierungspotenziale durch Robotik identifizieren

Automatisierungspotenziale in Prozessen erkennen

Das Erkennen von Automatisierungspotenzialen in Geschäftsprozessen ist für viele Unternehmen der erste Schritt zur Verbesserung der Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Dabei geht es darum, Prozesse zu identifizieren, die durch den Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) optimiert werden können, um manuelle und repetitive Aufgaben zu reduzieren. Im Folgenden werden typische Fehler bei der Potenzialanalyse beschrieben und es wird eine kurze Anleitung zur strukturierten Evaluierung dargestellt.

Typische Fehler

1. Fehlende Prozessdokumentation: Ein häufiger Fehler besteht darin, die zugrunde liegenden Prozesse nicht ausreichend zu dokumentieren. Ohne eine klare und präzise Dokumentation ist es schwierig, die relevanten Arbeitsschritte zu identifizieren, die von der Automatisierung profitieren könnten. Korrektur: Beginnen Sie mit der detaillierten Erfassung jedes Prozessschritts, einschliesslich zeitlicher Abläufe, Häufigkeit und der für die Durchführung verwendeten Tools.
2. Fokus auf falsche Prozesse: Oftmals wird versucht, zu komplexe oder zu wenig repetitive Prozesse zu automatisieren, was die Implementierung erschwert und die erwarteten Effizienzgewinne nicht realisiert. Korrektur: Priorisieren Sie Prozesse, die einen hohen Grad an Repetition, geringen Entscheidungsfindungsaufwand und standardisierte Abläufe aufweisen. Diese eignen sich am besten für eine Automatisierung.
3. Unzureichende Einbindung der Mitarbeitenden: Nicht selten scheitern Automatisierungsprojekte an mangelnder Akzeptanz der Belegschaft. Dies geschieht, wenn Mitarbeitende nicht von Anfang an in den Veränderungsprozess eingebunden werden. Korrektur: Fördern Sie eine transparente Kommunikation und beteiligen Sie Mitarbeitende frühzeitig bei der Identifikation von Automatisierungskandidaten. Dies fördert das Verständnis und die Akzeptanz für die Veränderungen.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Analyse der bestehenden Prozesse (Woche 1–2): Führen Sie eine umfassende Analyse Ihrer Geschäftsprozesse durch. Dokumentieren Sie detailliert jeden einzelnen Schritt von der Eingangsinformation bis zum Ergebnis. Nutzen Sie hierfür bestehende Prozessflüsse oder erstellen Sie neue Visualisierungen.
2. Identifizierung von Automatisierungskandidaten (Woche 2–3): Basierend auf der Prozessanalyse sollten Sie nun Prozesse herauskristallisieren, die sich ideal für eine Automatisierung eignen. Achten Sie insbesondere auf hoch repetitive Aufgaben mit geringem Komplexitätsgrad.
3. Einbeziehung der Mitarbeitenden (Woche 3): Organisieren Sie Workshops oder Schulungen, um Mitarbeitende in den Automatisierungsprozess einzubeziehen und deren Feedback zu sammeln. Eine offene Diskussion hilft, mögliche Bedenken im Voraus zu adressieren und fördert die aktive Teilnahme.
4. Erstellung eines Maßnahmenplans (Woche 4): Entwickeln Sie einen detaillierten Implementierungsplan für die Automatisierung der identifizierten Prozesse. Dieser sollte eine klar definierte Zielsetzung, einen Zeitplan und Ressourcenaufwand enthalten.

Dieser strukturierte Ansatz hilft nicht nur dabei, Potenziale für die Automatisierung zu erkennen, sondern legt auch den Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung und nachhaltige Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen.