PII-Schutz für KI: Bewährte Lösch- und Speicherpraktiken

Daten- und PII-Schutz für KI: Effektive Retention & Löschkonzepte

Die Wahrung des Datenschutzes und der Schutz personenbezogener Informationen (PII) sind essenziell, insbesondere wenn es um den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) geht. Ein durchdachtes Retention- und Löschkonzept hilft nicht nur dabei, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, sondern minimiert auch Risiken in Bezug auf Datenschutzverletzungen. Für Schweizer KMU, die KI nutzen, ist es entscheidend, klare Richtlinien für die Speicherung und Löschung von Daten zu etablieren.

Typische Fehler und ihre Korrektur

Fehler 1: Unklare Datenklassifizierung
Ohne eine eindeutige Klassifizierung der Daten ist es schwer zu bestimmen, welche Informationen länger aufbewahrt werden dürfen und welche gelöscht werden sollten. Zur Behebung dieses Fehlers sollten Unternehmen eine umfassende Datenklassifizierungsrichtlinie entwickeln. Diese Richtlinie muss Kategorien für sensible Daten, Geschäftsgeheimnisse und öffentlich zugängliche Informationen umfassen. Ein systematischer Ansatz hilft dabei, sich schnell und effizient mit unterschiedlichen Datenarten auseinanderzusetzen.

Fehler 2: Fehlende oder ungeplante Löschprozesse
Viele Unternehmen haben keine etablierten Prozesse für die regelmäßige Löschung von Daten, was zu unnötigem Datenwachstum und Sicherheitsrisiken führen kann. Es ist wichtig, automatisierte Löschprozesse zu implementieren, die in regelmässigen Intervallen ablaufen. Dadurch wird sichergestellt, dass Daten nicht länger als nötig gespeichert werden, und reduziert die Gefahr, in einen Verstoß gegen Datenschutzgesetze zu geraten.

Fehler 3: Vernachlässigte Aufbewahrungsfristen
Ein weit verbreitetes Problem ist das Ignorieren vorgeschriebener Aufbewahrungsfristen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie über aktuelle Informationen zu geltenden gesetzlichen Fristen verfügen und diese in ihren Datenmanagementprozessen berücksichtigen. Die Sicherstellung der Compliance kann durch regelmäßige Überprüfungen der internen Richtlinien und die Möglichkeit, auf aktuelle rechtliche Entwicklungen zu reagieren, unterstützt werden.

Handlungsanleitung für die kommenden 14–30 Tage

1. Auditing und Bewertung: Beginnen Sie mit einem vollständigen Audit Ihrer aktuellen Datenhaltung und -verarbeitungspraktiken. Ermitteln Sie, welche Arten von Daten vorhanden sind und wie sie klassifiziert werden. Bewerten Sie die bestehenden Lösch- und Retentionsrichtlinien auf ihre Wirksamkeit.
2. Erstellung oder Aktualisierung von Richtlinien: Entwickeln oder überarbeiten Sie Ihre Datenklassifizierungsrichtlinien sowie die Prozesse zur Datenlöschung. Diese sollten klar definierte Zeitrahmen für die Datenaufbewahrung und -löschung enthalten.
3. Implementierung von Tools: Integrieren Sie automatisierte Systeme zur Einhaltung der festgelegten Löschfristen. Diese Tools sollen eine Übersicht der Datenlebenszyklen bieten und deren Management vereinfachen.
4. Mitarbeiterschulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter über die neuen Prozesse und die Wichtigkeit von Datenschutzmaßnahmen. Ein umfassendes Verständnis und die Beteiligung aller Mitarbeiter sind entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung von Retention- und Löschkonzepten.
5. Regelmäßige Überprüfung: Planen Sie regelmäßige Audits ein, um sicherzustellen, dass alle Prozesse korrekt und effizient ablaufen und an neue Anforderungen angepasst werden können. Überprüfen Sie die aktuellen regulatorischen Anforderungen und justieren Sie ihre Richtlinien entsprechend.

Durch diese Schritte kann ein Unternehmen nicht nur die Compliance stärken, sondern auch das Vertrauen seiner Kunden in den verantwortungsvollen Umgang mit ihren Daten gewinnen.