Pragmatische QM-Checks im Unternehmensalltag

Qualitätsmanagement (QM) ist ein entscheidendes Element für den Erfolg eines Unternehmens. Ein pragmatischer Ansatz zu QM-Checks kann helfen, die Effizienz zu steigern und Fehler zu minimieren. Der Hauptzweck solcher Checks ist es, bestehende Prozesse zu bewerten und kontinuierlich zu verbessern, ohne dabei übermässigen administrativen Aufwand zu erzeugen.

Typische Fehler bei QM-Checks:

1. Checklistenitis: Ein häufiger Fehler besteht darin, dass Checklisten zu umfassend oder zu detailliert sind. Das führt dazu, dass sie eher zur Routineaufgabe als zu einem wertvollen Werkzeug werden. Korrektur: Reduzieren Sie die Checklisten auf die wesentlichen Punkte, die für die jeweilige Prozessqualität ausschlaggebend sind. Der Fokus sollte auf jenen Aspekten liegen, die tatsächlich einen Unterschied in der Qualität ausmachen.
2. Fehlende Mitarbeitereinbindung: Oftmals fühlen sich die Mitarbeitenden nicht in den QM-Check-Prozess integriert, was zu einer geringeren Akzeptanz führen kann. Korrektur: Involvieren Sie aktiv relevante Mitarbeitende bei der Erstellung und Überprüfung der Checklisten. Dies steigert die Akzeptanz und fördert praxisnahe Verbesserungen.
3. Ignorieren von Verbesserungspotenzialen: QM-Checks enden häufig mit der Erkennung von Problemen, ohne dass konkrete Massnahmen formuliert werden. Korrektur: Es ist wichtig, dass aus den Ergebnissen der Checks konkrete Massnahmen abgeleitet und Verantwortlichkeiten zugewiesen werden. Ohne dieses Follow-up bleiben die Erkenntnisse wertlos.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage:

1. Tag 1-5: Analyse der bestehenden Checklisten

Erhalten Sie einen Überblick über die aktuell eingesetzten Checklisten. Prüfen Sie auf Überfrachtung und Relevanz. Ziel ist eine klare, prägnante Checkliste mit maximal fünf bis sieben Hauptpunkten.

1. Tag 6-10: Einbindung der Mitarbeitenden

Organisieren Sie Workshops oder Meetings mit den jeweiligen Teams, die von den QM-Checks direkt betroffen sind. Diskutieren Sie die aktuelle Praxis, sammeln Sie Feedback und erarbeiten Sie gemeinsam optimierte Checklisten.

1. Tag 11-15: Identifikation von Handlungsfeldern

Basierend auf den bisherigen QM-Checks identifizieren Sie klare Bereiche, in denen Verbesserungsbedarf besteht. Setzen Sie Prioritäten und entwickeln Sie konkrete Massnahmepläne.

1. Tag 16-20: Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Schulung

Weisen Sie die entwickelten Massnahmen konkreten Mitarbeitenden zu. Organisieren Sie Schulungen oder Informationssessions, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die neuen Checklisten und Prozesse verstehen.

1. Tag 21-30: Implementierung und Beobachtung

Beginnen Sie mit der Umsetzung der geplanten Massnahmen und beobachten Sie die Ergebnisse. Nutzen Sie die Implementierungsphase zur Erhebung von Daten, die zukünftige Anpassungen unterstützen können.

Ein gut durchgeführter QM-Check ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der auf Transparenz, Mitarbeitereinbindung und konkreten Massnahmen basiert. Indem Sie diese Schritte befolgen, schaffen Sie nachhaltige Verbesserungen und fördern eine Kultur der Qualität in Ihrem Unternehmen.