Praxisnahe Nutzung von Kennzahlen in Prozessen

Kennzahlen bilden die Basis einer erfolgreichen Prozessoptimierung und ermöglichen es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Doch im Umgang mit diesen Kennzahlen können Fehler unterlaufen, die die Aussagekraft und den Nutzen der Daten erheblich beeinträchtigen. Dieser Artikel beleuchtet typische Fallstricke im Umgang mit Kennzahlen und gibt praktische Hinweise zur Fehlervermeidung.

Typische Fehler im Umgang mit Kennzahlen

Fehler 1: Falsche Kennzahlen wählen

Oftmals werden in Unternehmen Kennzahlen verwendet, die nicht direkt mit den strategischen Zielen zusammenhängen. Ein solches Missverhältnis führt dazu, dass der Fokus der Optimierung an den wesentlichen Punkte vorbeigeht. Um dies zu vermeiden, sollte man darauf achten, dass jede Kennzahl einen klaren Bezug zu den Zielen des Unternehmens oder des Projekts hat. Die Auswahl der richtigen Kennzahlen sollte im Einklang mit den übergeordneten Unternehmenszielen stehen.

Fehler 2: Unzureichende Datenqualität

Die Qualität der Informationen ist entscheidend. Wenn die erhobenen Daten fehlerhaft oder lückenhaft sind, verliert jede Kennzahl an Aussagekraft. Sicherzustellen, dass die Datenquellen zuverlässig und aktuell sind, ist von grösster Wichtigkeit. Hier empfiehlt sich ein regelmässiger Abgleich mit den abgeleiteten Datenquellen und eine fortlaufende Überprüfung und Kalibrierung der Erhebungsinstrumente.

Fehler 3: Fehlende Analyse und Überwachung

Kennzahlen allein geniessen keinen Eigenwert, sondern müssen kontinuierlich überwacht und analysiert werden. Ein Mangel an kontinuierlicher Überprüfung kann dazu führen, dass Abweichungen oder Trends unentdeckt bleiben. Eine regelmässige Analyse hilft, rechtzeitig auf Veränderungen zu reagieren und Massnahmen zur Prozessoptimierung anzupassen. Das Unternehmen sollte ein System zur regelmässigen Überwachung und Berichterstattung entwickeln, um sicherzustellen, dass Kennzahlen kontinuierlich auf ihre Relevanz geprüft werden.

14- bis 30-Tage-Handlungsanleitung

1. Identifikation und Relevanzprüfung (Tag 1–7): Überprüfen Sie die bestehenden Kennzahlen auf deren Relevanz und Bezug zu den Unternehmenszielen. Erstellen Sie eine Liste der aktuellen Kennzahlen und ordnen Sie sie den entsprechenden strategischen Zielen zu. Eliminieren oder ersetzen Sie Kennzahlen, die keinen oder nur einen geringen Bezug haben.
2. Datenerfassung überprüfen (Tag 8–14): Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenquellen zuverlässig sind. Überprüfen Sie die Erhebungsprozesse und korrigieren Sie fehlerhafte oder unvollständige Datenquellen. Implementieren Sie bei Bedarf neue Mechanismen zur Qualitätssicherung der Datenerhebung.
3. Überwachungssystem erstellen (Tag 15–30): Entwickeln Sie ein System zur kontinuierlichen Überwachung der Kennzahlen. Legen Sie fest, wie oft und in welchem Rahmen Berichterstattungen stattfinden sollen. Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten für die regelmässige Analyse und Anpassung von Kennzahlen. Entwickeln Sie Schulungen für alle Beteiligten, um das Verständnis und die Bedeutung der Kennzahlen zu stärken und zu vertiefen.

Durch eine sorgfältige Auswahl, präzise Erhebung und kontinuierliche Überwachung der Kennzahlen kann deren Nutzen für die Prozessoptimierung erheblich gesteigert werden. Diese Praxisansätze tragen dazu bei, den Einsatz von Kennzahlen effizienter und erfolgreicher zu machen.