Projektmanagement: PMO leichtgewichtig aufsetzen

Ein Project Management Office (PMO) leichtgewichtig aufzusetzen kann insbesondere für KMU von entscheidendem Vorteil sein. Es geht darum, Projekte effizient zu koordinieren, ohne dabei unnötige Bürokratie zu schaffen. Ein PMO sollte besonders in kleinerem Rahmen strukturiert sein, um Flexibilität und Reaktionsfähigkeit zu gewährleisten.

Typische Fehler und deren Korrektur

Ein häufiger Fehler bei der Einführung eines PMO ist der Versuch, es mit einem übermässigen Mass an Komplexität zu starten. Häufig werden von Beginn an umfangreiche Prozeduren und Tools implementiert, die mehr verwirren als nützen. Dies lässt sich korrigieren, indem Sie zunächst ein einfaches Set von Richtlinien und Verfahren implementieren und diese schrittweise erweitern, abhängig von den sich entwickelnden Bedürfnissen der Projekte.

Ein weiterer Fehler ist die Vernachlässigung der Anpassung des PMO an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens. Ein PMO soll die Unternehmensstrategie stützen, und es muss deshalb auf die spezifische Struktur und Kultur des Unternehmens zugeschnitten sein. Hier ist es wichtig, durch kontinuierliches Feedback von Projektleitern und anderen Stakeholdern sicherzustellen, dass das PMO den tatsächlichen Bedarf deckt.

Schliesslich kann die Auswahl der falschen Kennzahlen zur Erfolgsmessung einem PMO schaden. Häufig werden Kennzahlen verwendet, die nur den Fortschritt messen, aber keinen Mehrwert bringen. Die korrigierende Massnahme besteht darin, Performance Indikatoren zu wählen, die den Wert der Projekte für das Unternehmen klar widerspiegeln, etwa die Einhaltung von Zeit- und Budgetzielen oder die Qualität der Ergebnislieferungen.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

1. Woche: Grundlegende Richtlinien festlegen

Beginnen Sie mit der Erstellung eines einfachen Rahmenwerks, das primäre Ziele des PMO skizziert. Fokussieren Sie auf Kernprozesse wie das Berichts- und Kommunikationsmanagement. Halten Sie diese Dokumentation so präzise und kurz wie möglich, um eine einfache Umsetzung und Akzeptanz zu gewährleisten.

2. Woche: Ressourcen und Schulung

Identifizieren Sie interne Ressourcen, die als PMO-Kernteam fungieren können. Diese Mitarbeiter sollten gut mit den Unternehmensprozessen vertraut sein. Ein kurzer Schulungsplan, der die neuen Richtlinien und deren Bedeutung erläutert, sollte umgesetzt werden, um das Team bei der Umsetzung zu unterstützen.

3. Woche: Feedback und Anpassung

Starten Sie eine Pilotphase für das PMO mit einem aktuellen oder neuen Projekt. Sammeln Sie Feedback von Projektbeteiligten und führen Sie Anpassungen an den Prozessen durch, um diese besser auf die Bedürfnisse zuzuschneiden. Es ist entscheidend, in dieser Phase flexibel und anpassungsfähig zu sein.

4. Woche: Dokumentation und Kommunikation

Erstellen Sie eine erste Version eines fortlaufenden Berichts über die Aktivitäten und Erkenntnisse des PMO. Dieser sollte transparent kommuniziert und allen relevanten Stakeholdern zur Verfügung gestellt werden. Machen Sie die Effektivität und Effizienzgewinne sichtbar und betonen Sie den Nutzen der neuen Strukturen.

Mit diesen Schritten kann ein KMU in relativ kurzer Zeit ein funktionales, leichtgewichtiges PMO aufbauen, das die Projektarbeit signifikant unterstützt und optimiert.