Prozessanalyse für effektive RPA-Nutzung

Kernaussage: Effiziente Auswahl von Prozessen für Robotic Process Automation (RPA) optimiert den Ressourceneinsatz und maximiert die Vorteile der Automatisierung.

Die Einführung von Robotic Process Automation (RPA) in Unternehmen bietet das Potenzial, repetitive Aufgaben effizient zu automatisieren, Kosten zu senken und menschliche Ressourcen für wertvollere Tätigkeiten freizusetzen. Doch die Auswahl der richtigen Prozesse für RPA ist entscheidend, um den maximalen Nutzen aus der Technologie herauszuholen.

Typische Fehler bei der Auswahl von Prozessen

1. Automatisierung ungeeigneter Prozesse: Einer der häufigsten Fehler ist der Versuch, Prozesse zu automatisieren, die nicht für RPA geeignet sind. Prozesse, die nicht standardisiert sind, häufige Änderungen erfahren oder ein hohes Mass an menschlicher Entscheidungsfindung erfordern, sind schlecht für RPA geeignet.

Korrektur: Führen Sie eine gründliche Prozessanalyse durch. Legen Sie den Fokus auf repetitive, regelbasierte und stabile Prozesse, die keine häufigen Ausnahmen erfordern. Nutzen Sie Kriterien wie Prozessvolumen, Fehleranfälligkeit und Bearbeitungszeit, um die Eignung eines Prozesses für RPA zu bewerten.

1. Unzureichende Abstimmung mit den Fachabteilungen: Ein weiterer typischer Fehler besteht darin, Prozesse ohne Rücksprache mit den betroffenen Abteilungen oder ohne deren Einbezug in die Entscheidung auszuwählen. Dies kann zu Missverständnissen führen und den Erfolg der RPA-Initiativen gefährden.

Korrektur: Fördern Sie den Dialog zwischen den IT-Abteilungen und den Fachabteilungen. Eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist essenziell, um wertvolle Einsichten zu gewinnen und Unterstützung für das Projekt sicherzustellen. Klare Kommunikationswege und definierte Verantwortlichkeiten sollten etabliert werden.

1. Unzureichende Bewertung der Kosten-Nutzen-Relation: Oft werden Prozesse ausgewählt, ohne eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen. Dies kann dazu führen, dass Ressourcen in Projekten gebunden werden, die keinen signifikanten Mehrwert bringen.

Korrektur: Entwickeln Sie ein standardisiertes Bewertungsmodell, das sowohl die direkten als auch die indirekten Vorteile und Kosten jedes Automatisierungsprojekts berücksichtigen kann. Berücksichtigen Sie dabei sowohl kurz- als auch langfristige Auswirkungen auf die Organisation.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Prozessinventur und -analyse (Tag 1-7):

• Führen Sie eine Bestandsaufnahme aller Unternehmensprozesse durch.
• Bewerten Sie jeden Prozess hinsichtlich seines Potenzials für RPA anhand definierter Kriterien wie Repetitiveness, Stabilität und Volumen.

1. Engagement der Stakeholder (Tag 8-10):

• Organisieren Sie Workshops mit den relevanten Fachabteilungen, um deren Erwartungen und Bedenken zu erörtern.
• Identifizieren Sie Prozessverantwortliche, die den Automatisierungsprozess unterstützen können.

1. Kosten-Nutzen-Analyse (Tag 11-14):

• Erstellen Sie für den ausgewählten Prozess eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse.
• Priorisieren Sie Prozesse mit einem hohen Automatisierungspotenzial und signifikantem Return on Investment.

1. Strategieanpassung und Implementierungsplanung (Tag 15-30):

• Überarbeiten Sie Ihre RPA-Strategie basierend auf den gesammelten Informationen.
• Entwickeln Sie einen detaillierten Implementierungsplan für die ausgewählten Prozesse, inklusive Zeitplan und Ressourcenbedarf.
• Stellen Sie sicher, dass es einen klaren Governance-Plan gibt, um Änderungen und Optimierungen während des Implementierungszeitraums zu adressieren.

Mit einer sorgfältigen Planung und datengesteuerten Entscheidungen lässt sich RPA effektiv integrieren, wodurch Unternehmensressourcen optimal genutzt werden können. Ein fundierter Ansatz mindert Risiken und maximiert den Nutzen der Automatisierung im Unternehmen.