Prozessauswahl für effektive RPA-Implementierung

Kernaussage:

Die Auswahl der richtigen Prozesse zur Implementierung von Robotic Process Automation (RPA) ist entscheidend für den Erfolg der Automatisierungsinitiativen und sollte strategisch und methodisch erfolgen.

Typische Fehler und deren Korrektur:

1. Fehler: Auswahl zu komplexer Prozesse

Viele Unternehmen neigen dazu, gleich zu Beginn komplexe und unternehmensspezifische Prozesse zu automatisieren. Solche Prozesse erfordern nicht nur erhebliche Anpassungen, sondern bergen auch ein höheres Risiko von Implementierungsschwierigkeiten und unerwarteten Komplikationen.

Korrektur: Beginnen Sie mit einfachen, repetitiven und regelbasierten Prozessen, die keine umfangreichen Ausnahmebehandlungen erfordern. Diese Prozesse bieten schnelle Erfolgserlebnisse und legen eine solide Grundlage für weitere Automatisierungen.

1. Fehler: Vernachlässigung der Prozessanalyse

Unternehmen springen oft direkt in die Implementierung, ohne vorher eine gründliche Analyse der Prozesse durchzuführen. Dies kann zu einer Fehlauswahl führen und eine kostspielige und zeitintensive Umgestaltung notwendig machen.

Korrektur: Führen Sie eine detaillierte Prozessanalyse durch, bevor Sie sich für die Automatisierung entscheiden. Analysieren Sie Prozessdokumentationen und führen Sie Interviews mit den Prozessbeteiligten durch, um ein tiefes Verständnis für die Funktionsweise und die Anforderungen der Prozesse zu entwickeln.

1. Fehler: Unzureichende Beachtung der Skalierbarkeit

Häufig wird übersehen, dass die gewählten Prozesse zu einem späteren Zeitpunkt skalierbar sein müssen, um den wachsenden Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Eine Automatisierung, die nur kurzfristig funktioniert, erfordert bald erneute Anpassungen und erhöht dadurch die Gesamtaufwände.

Korrektur: Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Prozesse nicht nur die aktuellen, sondern auch die zukünftigen Anforderungen. Entwerfen Sie Automatisierungslösungen, die bei Bedarf erweitert werden können, und evaluieren Sie die Skalierbarkeit vor der Implementierung.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage:

Woche 1–2:

• Prozessidentifikation: Beginnen Sie mit der Identifikation potenzieller Prozesse für die Automatisierung. Erstellen Sie eine Liste aller aktuellen Geschäftsprozesse und priorisieren Sie diese nach Kriterien wie Komplexität, Durchlaufzeit, Fehleranfälligkeit und Volumen.
• Prozessanalyse: Wählen Sie die Top-Kandidaten aus und führen Sie eine detaillierte Prozessanalyse durch. Dokumentieren Sie die Prozessabläufe, beschreiben Sie die Eingaben und Ausgaben und identifizieren Sie alle relevanten Stakeholder.

Woche 3:

• Evaluierung der Machbarkeit: Bestimmen Sie die technische Machbarkeit der Automatisierung für die ausgewählten Prozesse. Berücksichtigen Sie dabei bestehende IT-Infrastrukturen und Schnittstellen zu anderen Systemen.
• Rücksprache mit Beteiligten: Führen Sie Feedbackrunden mit den involvierten Fachbereichen und Stakeholdern durch, um sicherzustellen, dass alle unterschiedlichen Perspektiven und Ansprüche berücksichtigt werden.

Woche 4:

• Testplanung: Entwickeln Sie einen Testplan für die schrittweise Einführung der Automatisierung. Definieren Sie klare Kriterien für den Erfolg und überlegen Sie sich mögliche Anpassungen bei unvorhergesehenen Schwierigkeiten.
• Pilotphase: Starten Sie eine Pilotphase mit einem der identifizierten Prozesse. Beobachten Sie die Ergebnisse genau und passen Sie bei Bedarf die Automatisierung an oder erweitern Sie die Anforderungen.

Der systematische Ansatz zur Auswahl geeigneter Prozesse für RPA ermöglicht nicht nur einen kontrollierten Beginn der Automatisierung, sondern fördert auch das Vertrauen der Beteiligten und die Akzeptanz im gesamten Unternehmen.