Prozessauswahl für RPA im Unternehmen optimieren
Robotic Process Automation (RPA) bietet Unternehmen die Möglichkeit, Prozesse effizienter zu gestalten und Betriebskosten zu senken. Eine erfolgreiche Einführung von RPA beginnt jedoch mit der sorgfältigen Auswahl geeigneter Prozesse. Nicht jeder Prozess eignet sich für die Automatisierung, daher ist eine systematische Bewertung entscheidend.
2–3 typische Fehler und deren Korrektur
Ein häufiger Fehler bei der Auswahl von Prozessen für RPA ist die Konzentration auf Prozesse mit hohem Einfluss, ohne deren Komplexität ausreichend zu berücksichtigen. Solche Prozesse sind oft schwer zu automatisieren und führen zu erhöhtem Aufwand und möglichen Misserfolgen. Korrektur: Beginnen Sie mit einfach strukturierten, regelbasierten Prozessen, die ein hohes Volumen aufweisen und fehleranfällig sind.
Ein weiterer Fehler ist das Übersehen von Prozessen, die manuell zwischen verschiedenen Systemen hin- und hergeschoben werden. Diese Prozesse bieten oft ein hohes Automatisierungspotenzial, da sie repetitiv und systemübergreifend sind. Korrektur: Identifizieren Sie Schnittstellen zwischen Systemen, die durch manuelle Eingriffe geprägt sind.
Häufig wird unterschätzt, wie wichtig eine gründliche Prozessanalyse vor der Implementierung ist. Ohne klare Dokumentation und Verständnis der Prozessschritte kann die Automatisierung scheitern. Korrektur: Erstellen Sie detaillierte Prozessdokumentationen und führen Sie Workshops durch, um sicherzustellen, dass alle Prozessbeteiligten ein gemeinsames Verständnis haben.
Handlungsanleitung für 14–30 Tage
Woche 1: Führen Sie einen Kick-off-Workshop mit Ihrem Team durch, in dem Sie die Ziele der RPA-Initiative kommunizieren und das Wissen über mögliche Einsatzbereiche von RPA in ihrem Unternehmen teilen. Identifizieren Sie erste Prozesse, die potenziell für die Automatisierung geeignet sind, basierend auf Kriterien wie Volumen, Häufigkeit und Fehleranfälligkeit.
Woche 2: Erstellen Sie detaillierte Prozessdokumentationen für die ausgewählten Prozesse. Vermeiden Sie hierbei Oberflächlichkeiten und dokumentieren Sie alle Schritte präzise. Analysieren Sie zudem, welche technologischen Anforderungen die Automatisierung mit RPA stellt, um potenzielle Hindernisse frühzeitig zu erkennen.
Woche 3: Evaluieren Sie die zuvor ausgewählten Prozesse hinsichtlich ihrer Automatisierbarkeit. Nutzen Sie dazu eine Bewertungsmatrix, die Faktoren wie Komplexität, Integrationserfordernisse und erwartete Einsparungen berücksichtigt. Priorisieren Sie Prozesse, die kurzfristigen Mehrwert bieten.
Woche 4: Entscheiden Sie sich für die Implementierung von ein bis zwei ausgewählten Prozessen und erstellen Sie einen Projektplan. Beziehen Sie alle relevanten Stakeholder ein, um sicherzustellen, dass die Prozessumgestaltung nahtlos verläuft. Planen Sie abschliessend regelmässige Überprüfungen und Anpassungen der automatisierten Prozesse vor.
Indem Sie strukturiert und analytisch an die Auswahl und Implementierung von RPA herangehen, verbessern Sie nicht nur die Erfolgschancen Ihrer Automatisierungsprojekte, sondern schaffen auch eine solide Basis für künftige RPA-Initiativen.