Prozessbewertung für effektive RPA-Implementierung — Überblick

Prozesse mit Bedacht für RPA auswählen

Die Implementierung von Robotic Process Automation (RPA) kann für kleine und mittlere Unternehmen in der Schweiz erhebliche Effizienzgewinne bringen. Der entscheidende Faktor für den Erfolg dieser Technologie liegt in der sorgfältigen Auswahl der Prozesse, die automatisiert werden sollen. Es ist essenziell, jene Abläufe zu finden, die am meisten von einer Automatisierung profitieren, ohne unnötige Komplexität einzuführen.

Typische Fehler bei der Auswahl von Prozessen

Erstens neigen viele Unternehmen dazu, zu komplexe Prozesse für die Automatisierung in Betracht zu ziehen. Solche Prozesse beinhalten oft viele Entscheidungen oder erfordern umfangreiche menschliche Interaktion. RPA eignet sich hingegen am besten für regelbasierte, repetitive Aufgaben mit geringem Entscheidungsspielraum. Die Empfehlung: Beginnen Sie mit einfachen, klar definierten Prozessen, um die Effizienz der Automatisierung voll auszuschöpfen.

Zweitens wird häufig der aktuelle Zustand eines Prozesses nicht ausreichend analysiert, bevor eine Automatisierung angestossen wird. Ein ineffizienter oder fehlerhafter Prozess bleibt trotz Automatisierung ineffizient. Daher ist eine gründliche Prozessanalyse, möglicherweise sogar eine Optimierung, bevor RPA eingesetzt wird, unerlässlich. Diese Vorarbeit sichert, dass der Prozess reibungslos automatisiert werden kann.

Drittens wird mitunter der technische Zustand der vorhandenen IT-Infrastruktur übersehen. Nicht alle Systeme sind bereit für eine nahtlose Integration von RPA. Eine sorgfältige Überprüfung und gegebenenfalls die Aufrüstung der bestehenden Infrastruktur kann spätere Probleme vermeiden.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Identifikation geeigneter Prozesse: Erstellen Sie eine Liste potenzieller Prozesse, die für RPA in Frage kommen. Konzentrieren Sie sich auf standardisierte, repetitive Aufgaben, die in grossem Umfang und mit einem geringen Mass an Variation durchgeführt werden.
2. Prozessanalyse und Optimierung: Führen Sie eine detaillierte Analyse der identifizierten Prozesse durch. Prüfen Sie auf Verbesserungspotenziale und optimieren Sie diese Abläufe vor der Automatisierung.
3. Bewertung der IT-Infrastruktur: Lassen Sie Ihre aktuelle IT-Infrastruktur von einem Experten überprüfen. Stellen Sie sicher, dass sie die Anforderungen von RPA-Systemen erfüllt oder planen Sie notwendige Anpassungen.
4. Pilotprojekt starten: Wählen Sie einen optimierten, gut dokumentierten Prozess aus und setzen Sie ein kleines RPA-Pilotprojekt um. So gewinnen Sie wertvolle Erfahrungen, die den Weg für weitere, umfassendere Automatisierungen ebnen.

Nach maximal 30 Tagen sollten Sie in der Lage sein, die Effizienz und Eignung Ihrer Ansätze auszuwerten und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Ein durchdachter Plan in diesen frühen Stadien wird langfristig den Erfolg Ihrer RPA-Initiative sichern.