
Prozesse klug für RPA Automatisierung auswählen
Prozesse für RPA sorgfältig auswählen
Die Robotic Process Automation (RPA) kann Unternehmen signifikante Effizienzsteigerungen bringen, vorausgesetzt, die richtigen Prozesse werden zur Automatisierung ausgewählt. Diese Auswahl erfordert eine strukturierte Herangehensweise, um tatsächlich Nutzen aus der eingesetzten Technologie zu ziehen und eine Fehlallokation von Ressourcen zu vermeiden. Ein klar definiertes Ziel und eine gründliche Analyse der Prozesslandschaft sind der erste Schritt, um sicherzustellen, dass RPA den gewünschten Mehrwert liefert.
Typische Fehler bei der Auswahl
Ein häufiger Fehler ist die Automatisierung von Prozessen, die zu komplex oder unstrukturiert sind. RPA eignet sich besonders gut für repetitive, regelbasierte Prozesse mit hohem Volumen und geringen Ausnahmen. Setzt man RPA für komplexe Prozesse mit zahlreichen Variationen ein, können Integration und Wartung zu aufwändig werden und den erwarteten Nutzen schmälern. Zur Korrektur sollte der Fokus auf Prozesse gelegt werden, die klare und stabile Inputs, wie standardisierte Datenformate aufweisen.
Ein weiterer Fehler besteht in der Automatisierung von selten genutzten Prozessen. Der Nutzen von RPA steigt mit der Häufigkeit der Prozessdurchführung. Prozesse, die nur sporadisch ausgeführt werden, generieren möglicherweise nicht genug Nutzen, um die Implementierungskosten zu rechtfertigen. Es ist ratsam, eine Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen und Prozesse mit hohem Durchlauf und niedrigem Kostenaufwand zu priorisieren.
Schliesslich wird oft die Einbeziehung von relevanten Stakeholdern in die Auswahlprozesse vernachlässigt. Ohne das Feedback der Mitarbeiter, die täglich mit den Prozessen arbeiten, könnten wichtige Details und potenzielle Automatisierungsprobleme übersehen werden. Besser ist es, frühzeitig ein Team aus IT, Fachabteilungen und RPA-Spezialisten zusammenzustellen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage
- Prozessinventur: Beginnen Sie mit einer vollständigen Erfassung und Dokumentation der existierenden Prozesse innerhalb der relevanten Abteilungen. Analysieren Sie die aktuelle Ausführungshäufigkeit, Komplexität und Stabilität der Prozesse.
- Kriterienliste erstellen: Definieren Sie objektive Kriterien zur Prozessauswahl, wie etwa Volumen, Standardisierungsgrad und Automatisierungspotenzial. Nutzen Sie diese Liste, um die Prozesse zunächst theoretisch zu bewerten.
- Stakeholder-Workshops organisieren: Innerhalb der nächsten zwei Wochen sollten Workshops stattfinden, um Feedback der Prozessdurchführenden einzuholen und die praktischen Details der Prozesse zu verstehen, die im Praxisalltag oft unbemerkt bleiben.
- Erste Auswahl treffen: Führen Sie eine erste Auswahl der geeigneten Prozesse durch. Priorisieren Sie Prozesse, die aufgrund der festgelegten Kriterien am meisten Automatisierungspotenzial haben.
- Pilotprojekte starten: Beginnen Sie mit einem kleinen Pilotprojekt, um die Umsetzung der Automatisierung zu testen. Beobachten und dokumentieren Sie die Implementierung und Anpassungen, um fundiertes Feedback für weitere Schritte zu erhalten.
Indem Sie konsequent diese Schritte verfolgen, können Fehlgriffe minimiert und die Erfolgschancen Ihrer RPA-Initiativen deutlich gesteigert werden.