Prozesseffizienz durch gezielte RPA-Auswahl steigern

In der heutigen Geschäftswelt spielt die Automatisierung repetitiver Prozesse eine zentrale Rolle, um Effizienz und Kostenersparnisse zu erzielen. Robotic Process Automation (RPA) bietet hierbei eine erstklassige Möglichkeit, alltägliche, manuelle Aufgaben zu automatisieren. Die sorgfältige Auswahl der zu automatisierenden Prozesse ist jedoch entscheidend für den Erfolg einer RPA-Initiative.

Kernaussage: Passende Prozessauswahl maximiert den Nutzen von RPA

Nicht jeder Geschäftsprozess ist für RPA geeignet. Zur Erzielung maximaler Effizienz sollten Prozesse ausgewählt werden, die regelmässig hohe Volumina aufweisen, klar strukturiert und standardisiert ablaufen und nicht häufig Änderungen in ihren Abläufen erfahren. Ein gründlicher Analyserahmen ist daher unabdingbar.

Typische Fehler bei der Prozessauswahl

1. Ungeeignete Prozesse wählen

Fehler: Oft wird der Fehler begangen, komplexe, variantenreiche Prozesse zu automatisieren, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. Diese führen dann zu enttäuschenden Ergebnissen oder sogar zum Scheitern der gesamten Initiative.

Korrektur: Konzentrieren Sie sich auf Prozesse mit klar definierten Eingabe- und Ausgabeparametern. Prüfen Sie, ob der Prozess aus strukturierten Daten gespeist wird und eine stabil hohe Frequenz aufweist. Ein Beispiel wäre der Datenabgleich zwischen Systemen.

1. Unzureichende Prozessdokumentation

Fehler: Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, unzureichend dokumentierte Prozesse zu wählen, was die Entwicklung der RPA deutlich erschweren kann.

Korrektur: Investieren Sie Zeit in die gründliche Dokumentation der bestehenden Prozessabläufe. Dies beinhaltet Schritt-für-Schritt-Anleitungen der aktuellen manuellen Tätigkeiten und Identifikation aller Systeme, die involviert sind. Dadurch wird die Umwandlung in automatisierte Arbeitsabläufe vereinfacht.

1. Ignorieren von Ausnahmen

Fehler: Prozesse weisen oft Ausnahmen auf, die bei der Automatisierung nicht berücksichtigt werden. Das führt zu Fehlern und erhöhtem manuellen Nachbearbeitungsbedarf.

Korrektur: Identifizieren Sie potenzielle Ausnahmen bereits in der Analysephase und prüfen Sie, wie diese in die Automatisierung integriert werden können. Alternativ sind teils manuelle Eingriffe notwendig, wenn der Aufwand für die Automation von Ausnahmen nicht im Verhältnis zum Nutzen steht.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Sondierung (1–5 Tage):

• Analysieren Sie Ihre bestehenden Prozesse. Identifizieren Sie Aufgaben, die repetitive, regelbasierte Arbeiten umfassen, und legen Sie eine erste Liste potenzieller RPA-Kandidaten an.

2. Bewertung und Auswahl (6–10 Tage):

• Bewerten Sie die identifizierten Prozesse hinsichtlich ihres Automatisierungspotenzials, unter Einbezug von Volumen, Variabilität und technischen Voraussetzungen. Priorisieren Sie die Prozesse, die am ehesten zu greifbaren Verbesserungen führen.

3. Dokumentation und Analyse (11–20 Tage):

• Erstellen Sie detaillierte Prozessdokumentationen zu den priorisierten Prozessen. Involvieren Sie Prozessverantwortliche und dokumentieren Sie sämtliche Ausnahmen und Sonderfälle.

4. Entscheidung und Planung (21–30 Tage):

• Treffen Sie eine finale Entscheidung über die Automatisierung einzelner Prozesse, basierend auf der vorherigen Analyse und Docu. Erstellen Sie einen Implementierungsplan und definieren Sie klare Kriterien zur Erfolgsmessung.

Die schrittweise Auswahl und Implementierung von RPA sorgt dafür, dass Ihre Automatisierungsbemühungen zielgerichtet und effizient verlaufen. Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die Prozesse, die das grösste Optimierungspotenzial aufweisen, um die Vorteile der RPA effizient zu nutzen.