Prozessoptimierung: Quick Wins in 30 Tagen

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) gibt es durchaus Potenzial für schnelle Verbesserungen in der Prozessoptimierung – sogenannte "Quick Wins". Diese kurzfristigen Massnahmen können innerhalb von 30 Tagen umgesetzt werden und bieten spürbare Vorteile in Effizienz und Produktivität.

Kernaussage
Die Identifizierung und Umsetzung von Quick Wins erfordert einen präzisen und fokussierten Ansatz, der typische Fehler vermeidet und bestehende Ressourcen optimal nutzt.

Typische Fehler und deren Korrektur

Fehler 1: Unklare Ziele
Ein häufiger Fehler bei der Prozessoptimierung ist das Fehlen klarer Ziele. Ohne präzise Vorgaben laufen Optimierungen ins Leere und die Resultate bleiben vage.
Korrektur: Definieren Sie spezifische, messbare Ziele. Für einen Quick Win könnte das zum Beispiel eine Reduktion von Bearbeitungszeiten um 10 % in einem definierten Bereich sein. Dokumentieren Sie diese in einem klaren Maßnahmenplan.

Fehler 2: Übersehen von kleinen, aber wirkungsvollen Anpassungen
Oft wird der Fokus zu stark auf komplexe Projekte gelegt, während einfach umzusetzende, effektive Anpassungen übersehen werden.
Korrektur: Erstellen Sie eine Liste kleinerer Verbesserungen, die sofort angegangen werden können. Ein Beispiel wäre die Optimierung der Arbeitsplatzorganisation durch die "5S-Methode", welche den Arbeitsalltag effizienter gestaltet und schnell umsetzbar ist.

Fehler 3: Fehlender Einbezug von Mitarbeitern
Prozessoptimierungen werden häufig nur von der Leitungsebene initiiert, was zu Widerständen führen kann.
Korrektur: Beziehen Sie die Mitarbeitenden von Anfang an in den Prozess ein. Sie kennen die Abläufe in der Regel am besten und haben wertvolle Vorschläge.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

Tag 1–7:

• Beginnen Sie mit einem Workshop zur Zielsetzung. Erarbeiten Sie die Quick Wins im Dialog mit den Mitarbeitenden und setzen Sie klare Prioritäten.
• Identifizieren Sie Prozesse, die schnell und mit geringem Aufwand optimiert werden können.

Tag 8–14:

• Implementieren Sie die ersten am einfachsten umzusetzenden Massnahmen, wie z. B. die Einführung eines standardisierten Vorgehens bei Routineaufgaben.
• Erstellen Sie ein Monitoring-System, um den Fortschritt und die Auswirkungen dieser Quick Wins adäquat zu verfolgen.

Tag 15–30:

• Analysieren Sie die ersten Ergebnisse und passen Sie die Massnahmen gegebenenfalls an.
• Planen Sie eine Besprechung, um die gesammelten Erfahrungen zu evaluieren und das weitere Vorgehen festzulegen.
• Bereiten Sie ein Feedback-Seminar vor, um Erfolge zu kommunizieren und das Bewusstsein für kontinuierliche Verbesserungen zu stärken.

Eine gezielte und strukturierte Herangehensweise an Quick Wins kann nicht nur kurzfristige Erfolge sichern, sondern auch den Grundstein für eine nachhaltige Prozessverbesserung in Ihrem Unternehmen legen.