Reduzierung von Projektausfällen durch Risikomanagement — Überblick

In der Projektleitung und im Projektmanagement-Office (PMO) von KMU sind die Identifikation und das Management von Risiken und Abhängigkeiten entscheidend für den Projekterfolg. Eine klare Kernaussage zu diesem Thema ist: Das proaktive und systematische Management von Risiken und Abhängigkeiten reduziert Projektausfälle und steigert die Erfolgswahrscheinlichkeit signifikant.

Typische Fehler bei der Verwaltung von Risiken und Abhängigkeiten

Ein häufiger Fehler besteht darin, Risiken lediglich am Projektbeginn zu identifizieren und danach nicht weiter aktiv zu verfolgen. Dieser statische Ansatz vernachlässigt den dynamischen Charakter von Projekten, wo neue Risiken jederzeit auftreten können. Eine Korrektur besteht darin, regelmässige Risiko-Workshops einzuplanen, um frühzeitig angepasst und reagiert werden zu können.

Ein weiterer typischer Fehler ist die unzureichende Erfassung von Abhängigkeiten, insbesondere zwischen verschiedenen Projekten oder Abteilungen. Dies führt oft zu unerwarteten Verzögerungen oder Konflikten. Um dies zu beheben, sollten Abhängigkeiten systematisch dokumentiert und in gemeinsamen Meetings mit allen relevanten Stakeholdern transparent gemacht werden.

Schliesslich scheitert das Risikomanagement oft an der unklaren Kommunikation der Risiken und ihrer möglichen Auswirkungen auf das Projektteam und die Stakeholders. Die Korrektur besteht in der Entwicklung eines klaren Kommunikationsplans, der relevante Informationen zeitnah und verständlich vermittelt.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Erstellung eines Risikoregisters: Starten Sie innerhalb der nächsten 14 Tage mit der zentralen Dokumentation aller identifizierten Risiken und Abhängigkeiten in einem Risikoregister. Nutzen Sie hierfür ein einfach zugängliches und bearbeitbares Format, wie etwa ein Tabellenblatt, das alle Teammitglieder einsehen können.
2. Regelmässige Risikoanalyse-Meetings einführen: Planen Sie innerhalb der nächsten 30 Tage wöchentliche oder zweiwöchentliche Meetings ein, um das Risikoregister zu überprüfen und zu aktualisieren. Dabei sollten neue Risiken identifiziert und bestehende Risiken neu bewertet werden.
3. Abhängigkeitsmanagement verbessern: Erstellen Sie innerhalb der nächsten Woche eine detaillierte Liste aller bekannten Abhängigkeiten zwischen Projekten und Abteilungen. Nutzen Sie diese Informationen, um abteilungsübergreifende Meetings zu organisieren, bei denen mögliche Konflikte frühzeitig thematisiert und gelöst werden können.
4. Entwicklung eines Kommunikationsplans: Entwickeln Sie innerhalb der nächsten zwei Wochen einen Kommunikationsplan, der festlegt, welche Risiken wann und wie an welche Stakeholder kommuniziert werden. Dies sollte auch den Einsatz bestehender Kommunikationsmittel wie E-Mail, Intranets oder wöchentliche Newsletter beinhalten.

Durch die konsequente Anwendung dieser Massnahmen innerhalb der nächsten Wochen können Sie die Projektstabilität deutlich erhöhen und Ihr Unternehmen erfolgreicher durch komplexe Projekte führen.