Risikoanalyse als Grundlage solider Compliance

Compliance-Risiken zu minimieren ist eine wesentliche Aufgabe für KMU, um rechtliche und finanzielle Konsequenzen zu vermeiden. Die Kernaussage ist: Eine vorausschauende und strukturierte Vorgehensweise senkt das Risiko von Compliance-Verstössen erheblich. Nachfolgend werden typische Fehler vorgestellt, die es zu vermeiden gilt, sowie konkrete, umsetzbare Schritte zur Korrektur dieser Fehler.

Fehler 1: Fehlende Risikoanalyse

Ein häufiger Fehler ist, dass viele Unternehmen keine systematische Risikoanalyse durchführen. Ohne eine solche Analyse besteht das Risiko, unvorbereitet auf plötzliche rechtliche Änderungen oder interne Schwächen zu reagieren.

Korrektur: Unternehmen sollten eine umfassende Compliance-Risikoanalyse durchführen, die alle relevanten gesetzlichen Vorschriften und internen Prozesse einschliesst. Dabei kann die Anwendung eines strukturierten Ansatzes, etwa mittels SWOT-Analyse, helfen, Schwachstellen und Bedrohungen zu identifizieren.

Fehler 2: Unzureichende Schulung der Mitarbeitenden

Ein weiteres Problem ist die unzureichende oder fehlende Schulung der Mitarbeitenden in Bezug auf Compliance-Themen. Ohne ausreichendes Wissen können Mitarbeitende unbeabsichtigt gegen Vorschriften verstossen.

Korrektur: Entwickeln Sie ein regelmässiges Schulungsprogramm, das speziell auf die Risiken und Vorschriften Ihres Unternehmens abgestimmt ist. Schulungen sollten sowohl die Vermittlung theoretischen Wissens als auch praktische Fallstudien beinhalten, sodass die Mitarbeitenden in realistischen Szenarien trainiert werden.

Fehler 3: Fehlende Dokumentation und Nachverfolgung

Oftmals wird die Dokumentation im Rahmen von Compliance-Massnahmen vernachlässigt. Ohne genaue Aufzeichnungen fehlen wichtige Beweismittel, die im Falle eines Prüfverfahrens notwendig sein können.

Korrektur: Implementieren Sie ein effektives System zur Dokumentation und Nachverfolgung aller Compliance-Aktivitäten. Erwägen Sie die Einführung von speziellen Softwarelösungen, die Ihnen helfen, alle Daten sicher und leicht zugänglich zu erfassen.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Tag 1–7: Beginnen Sie mit der Durchführung einer gründlichen Compliance-Risikoanalyse. Ziehen Sie hierfür möglicherweise externe Beratung ein, um eine objektive Sicht zu gewährleisten. Bestimmen Sie die wichtigsten Risikoquellen und priorisieren Sie diese.
2. Tag 8–14: Entwickeln Sie, basierend auf den Ergebnissen der Risikoanalyse, einen Massnahmenkatalog zur Risikominderung. Stellen Sie notwendige Ressourcen bereit und beginnen Sie mit der Implementierung der ersten Massnahmen.
3. Tag 15–21: Starten Sie ein Schulungsprogramm zu den identifizierten Compliance-Risiken. Planen Sie Workshops und Online-Schulungen ein. Beginnen Sie mit der Dokumentation der Schulungsmassnahmen und der Teilnahme der Mitarbeitenden.
4. Tag 22–30: Setzen Sie ein nachhaltiges Dokumentationssystem auf, welches Ihnen erlaubt, alle Compliance-Prozesse lückenlos zu verfolgen. Überwachen Sie die Fortschritte bei der Umsetzung der Massnahmen und bereiten Sie einen Bericht für die Geschäftsführung vor.

Durch diese gezielten Schritte wird Ihr Unternehmen in der Lage sein, Compliance-Risiken effektiver zu steuern und sicherzustellen, dass gesetzliche Anforderungen langfristig erfüllt werden.