Robotic Process Automation (RPA) hat in den letzten Jahren als Mittel zur Effizienzsteigerung und Kostenreduktion in Unternehmen erheblich an Bedeutung gewonnen. Der richtige Einsatz von RPA-Tools kann repetitiven Prozessen neue Automatisierungsdimensionen eröffnen und somit wertvolle Arbeitszeit für wichtigeres frei machen. Dabei steht das KMU oftmals vor der Herausforderung, aus einer Vielzahl von verfügbaren Tools das für seine spezifischen Bedürfnisse passende auszuwählen.
Typische RPA-Tools und ihre Merkmale
Unter den gängigen RPA-Tools auf dem Markt ragen insbesondere UiPath, Automation Anywhere und Blue Prism heraus. UiPath zeichnet sich durch eine benutzerfreundliche Oberfläche und starke Community-Unterstützung aus. Dies macht es besonders für Unternehmen interessant, die eine niedrige Einstiegshürde suchen. Automation Anywhere bietet eine flexible, cloudbasierte Lösung und hat den Vorteil, dass es sich schnell skalieren lässt. Blue Prism, bekannt für seine Robustheit und Integration in bestehende IT-Infrastrukturen, eignet sich besonders für Unternehmen mit komplexeren Anforderungen.
Typische Fehler und deren Korrektur
- Unklare Prozessdefinition:
Viele Unternehmen beginnen mit der Implementierung von RPA, ohne eine klare und präzise Definition der zu automatisierenden Prozesse. Dies führt zu ineffizienten Bots und häufigen Fehlern. Korrektur: Vor der Implementierung von RPA sollte eine gründliche Prozessanalyse und -dokumentation stattfinden. Identifizieren Sie klar die Prozesse, die sich zur Automatisierung eignen und definieren Sie die gewünschten Ergebnisse.
- Mangel an Pilotprojekten:
Ein anderer weit verbreiteter Fehler besteht darin, die RPA-Einführung ohne vorherige Testläufe oder Pilotprojekte zu starten. Dies kann zum Scheitern führen, da ungelöste Probleme oder unerkannte Schwierigkeiten die Projektumsetzung behindern. Korrektur: Führen Sie zuerst Pilotprojekte mit ausgewählten Prozessen durch. Diese helfen dabei, potenzielle Stolpersteine zu identifizieren, bevor eine umfassende Implementierung erfolgt.
- Unzureichendes Change-Management:
Die Umsetzung von RPA kann zu Widerständen innerhalb der Belegschaft führen, was die Akzeptanz und den Erfolg beeinträchtigt. Korrektur: Investieren Sie in Schulungen und informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig über die Vorteile von RPA. Dies fördert die Akzeptanz und erleichtert den Übergang.
Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage
- Woche 1–2: Prozessanalyse und Tool-Auswahl
Beginnen Sie mit einer detaillierten Analyse der internen Prozesse, um die besten Kandidaten für eine Automatisierung zu identifizieren. Vergleichen Sie die Eigenschaften der RPA-Tools im Hinblick auf Ihre spezifischen Anforderungen und entscheiden Sie sich für eine Lösung, die sich nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur integrieren lässt.
- Woche 3: Pilotprojekt starten
Wählen Sie einen klar abgesteckten Prozess für ein Pilotprojekt und setzen Sie dieses mit dem gewählten RPA-Tool um. Dokumentieren Sie sorgfältig die Herausforderungen und Erfolgserlebnisse, um diese Erfahrungen in zukünftige Implementierungen einfließen zu lassen.
- Woche 4: Evaluierung und Schulung
Evaluieren Sie die Ergebnisse des Pilotprojekts. Berücksichtigen Sie dabei sowohl qualitative als auch quantitative Kennzahlen. Beginnen Sie parallel mit der Schulung Ihrer Mitarbeiter, um sie auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten und das benötigte Wissen für den Umgang mit RPA zu vermitteln.
Mit einer fundierten Analyse, klar definierten Pilotprojekten und einem durchdachten Change-Management werden Sie das Potenzial von RPA optimal ausschöpfen und messbare Verbesserungen in Ihren Geschäftsprozessen erzielen können.
