Sichere ROI-Kalkulation in Automatisierungsprojekten

Der Return on Investment (ROI) bildet eine zentrale Kennzahl, um den Erfolg von Automatisierungs- und Robotic Process Automation (RPA)-Projekten zu messen. Eine präzise ROI-Berechnung ermöglicht es Unternehmen, den Nutzen der Investition zu quantifizieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Im Folgenden werden typische Fehler bei der ROI-Berechnung skizziert und korrigierende Massnahmen vorgestellt. Abschliessend gibt es eine Handlungsanleitung zur Verbesserung der ROI-Berechnungen innerhalb der nächsten 14–30 Tage.

Typische Fehler in der ROI-Berechnung

Ein häufiger Fehler bei der ROI-Berechnung von Automatisierungsprojekten ist die ungenaue Ermittlung der Gesamtkosten. Unternehmen neigen dazu, nur die direkten Entwicklungskosten zu berücksichtigen und übersehen dabei indirekte Kosten wie Wartung, Schulung oder Veränderungsmanagement. Dies verfälscht die Berechnung, da die tatsächlichen Kosten höher ausfallen. Um diesen Fehler zu vermeiden, sollten alle direkten und indirekten Kosten systematisch erfasst und berücksichtigt werden.

Ein weiterer Fehler ist die überschätzte Zeiteinsparung. Initiale Schätzungen der Arbeitszeiteinsparungen durch RPA-Projekte können oft optimistisch sein. Dies führt zu einem überhöhten ROI, welcher die finanzielle Planung beeinflusst. Eine realistische Einschätzung sollte auf nachvollziehbaren Daten basieren, etwa durch Pilotprojekte, die repräsentative Ergebnisse liefern.

Ein dritter Fehler liegt in der Vernachlässigung der Skalen- und Anpassungspotenziale. Viele Unternehmen berechnen ihren ROI ohne Berücksichtigung zukünftiger Einsparungs- oder Anpassungsmöglichkeiten. Veränderungen in Geschäftsprozessen oder Technologieanforderungen können den ROI dramatisch beeinflussen. Die Integration von Flexibilität und Anpassungskosten in die Berechnung schafft ein belastbareres Ergebnis.

Korrekturmassnahmen

Um die Gesamtkosten vollständig abzudecken, empfiehlt es sich, eine umfassende Kostenaufstellung zu erstellen, inklusive aller Neben- und Folgekosten. Dies sollte durch eine enge Zusammenarbeit zwischen Finanzabteilung und Projektleitern begleitet sein.

Zur Berechnung realistischer Zeiteinsparungen führen detaillierte Prozessbeobachtungen und der Einsatz kleiner Pilotprojekte zu belastbaren Daten. Diese Daten sollten nach Implementierungen überprüft und aktualisiert werden.

Um Skalen- und Anpassungspotenziale adäquat einzuplanen, ist die Entwicklung eines robusten Szenarienmodells ratsam. Dieses Modell sollte auf verschiedenen Annahmen basieren, um den Einfluss von Skalen- und Anpassungsfaktoren zu quantifizieren.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

In den kommenden zwei bis vier Wochen sollten Schweizer KMUs folgende Schritte unternehmen, um ihre ROI-Berechnungen für Automatisierungs- und RPA-Projekte zu optimieren:

1. Kostenstruktur analysieren: Erstellen Sie eine detaillierte Erfassung aller projektrelevanten Kosten. Sorgen Sie für einen regelmäßigen Austausch zwischen Finanzabteilung und zuständigen Projektteams, um vollständige Datensätze über direkte und indirekte Kosten zu generieren.
2. Realitätsnahe Pilotprojekte implementieren: Initiieren Sie zeitnah Pilotprojekte in Bereichen, die sich gut für Automatisierung eignen. Nutzen Sie gewonnene Erkenntnisse zur Anpassung Ihrer Einsparungsprognosen.
3. Szenarienplanung entwickeln: Erstellen Sie ein flexibles Szenarienmodell, das verschiedene Zukunftsszenarien abbildet und die Auswirkungen auf den ROI beleuchtet. Verwenden Sie dieses Modell, um regelmäßig Anpassungen vorzunehmen.
4. Kontinuierliches Reporting etablieren: Führen Sie ein monatliches Reporting ein, das den aktuellen Stand des ROI aufzeigt und strategische Anpassungen ermöglicht. Halten Sie Entscheidungsprozesse transparent und datenbasiert.

Durch die systematische Beseitigung von Fehlerquellen und das Implementieren strukturierter Prozesse kann ein langfristig verlässlicher ROI gewonnen werden, der Automatisierungsprojekte zu einem messbaren Geschäftserfolg macht.