Strategien zur Reduktion von Compliance-Risiken

Compliance-Risiken minimieren: Strategien für Schweizer KMU

Die Minimierung von Compliance-Risiken ist für Schweizer KMU unerlässlich, um rechtliche Konsequenzen und finanzielle Belastungen zu vermeiden. Trotz ihrer Bedeutung werden Compliance-Richtlinien oft mangelhaft umgesetzt, was zu erheblichen Risiken führen kann.

Typische Fehler und deren Korrektur

1. Unklare Verantwortlichkeiten

Ein häufiger Fehler besteht darin, dass die Zuständigkeiten für die Einhaltung von Compliance-Vorgaben nicht klar definiert sind. Dies führt zu Verwirrung und unzureichenden Kontrollen. Um dies zu beheben, sollte jedes Unternehmen eindeutige Verantwortlichkeiten festlegen und in einem Organigramm abbilden. Klare Linie und Strukturierung der Aufgaben sind entscheidend, um Verantwortungsbewusstsein zu fördern und die Effizienz der Prozesse zu steigern.

1. Mangelnde Schulung der Mitarbeitenden

Eine weitere Schwachstelle ist die unzureichende Schulung der Mitarbeitenden in Bezug auf Compliance-Vorschriften. Unkenntnis kann zu unbeabsichtigten Verstössen führen, die teuer werden können. Abhilfe schafft ein systematisches Schulungsprogramm, das regelmässig aktualisiert wird, um rechtliche Neuerungen zu integrieren. Mitarbeitende sollten geschult werden, wie sie potenzielle Risiken erkennen und verhindern können.

1. Nicht ausreichende Dokumentation

Oftmals wird die Notwendigkeit einer umfassenden Dokumentation vernachlässigt. Fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen erschweren Nachweise im Falle von externen Prüfungen. Eine effiziente Korrektur besteht darin, einheitliche Dokumentationsprozesse einzuführen und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen vollständig und aktuell sind. Hierbei können digitale Tools zur Automatisierung und Vereinheitlichung der Prozesse von Vorteil sein.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Innerhalb der nächsten zwei bis vier Wochen sollten KMU gezielt Massnahmen ergreifen, um die oben genannten Fehler zu korrigieren und Compliance-Risiken zu minimieren:

• Woche 1-2: Beginnen Sie mit der Erstellung und Veröffentlichung eines aktualisierten Organigramms, in dem die Verantwortlichkeiten klar definiert sind. Stellen Sie sicher, dass alle Führungskräfte die Änderungen verstehen und sich Ihrer Verantwortlichkeiten bewusst sind.
• Woche 2-3: Entwickeln Sie ein Schulungsprogramm für Ihre Mitarbeitenden, das speziell auf die für Ihr Unternehmen relevanten Compliance-Vorschriften zugeschnitten ist. Führen Sie die ersten Schulungen durch und sammeln Sie Feedback, um das Programm zu verbessern.
• Woche 3-4: Überarbeiten Sie Ihre Dokumentationsrichtlinien. Implementieren Sie eine zentrale Plattform für die Speicherung und Verwaltung von Compliance-Dokumenten. Führen Sie eine interne Überprüfung durch, um die Vollständigkeit und Aktualität Ihrer Unterlagen sicherzustellen.

Durch diese konkreten Schritte kann ein KMU seine Compliance-Risiken effizienter verwalten und langfristig die Grundlage für ein rechtskonformes Handeln schaffen. Dabei sind kontinuierliche Anpassungen und Verbesserungen essenziell, um den sich wandelnden Anforderungen gerecht zu werden.