Use Cases als Fundament klarer Anforderungen

In der Business Analyse bildet der Prozess, von einem Use Case zu konkreten Anforderungen zu gelangen, einen entscheidenden Schritt. Die Kernaussage ist, dass gut definierte Use Cases die Grundlage für klare Anforderungen schaffen, welche die Projektrisiken minimieren und eine erfolgreiche Umsetzung erleichtern. Typischerweise wird der Prozess jedoch durch Fehler in der Erarbeitung und Dokumentation der Use Cases beeinträchtigt, was zu Missverständnissen und unvollständigen Anforderungsdokumenten führen kann.

Typische Fehler und Korrekturen

1. Unklare Use Cases: Ein häufiger Fehler ist die unzureichende Definition der Use Cases. Oft sind diese zu vage oder zu allgemein beschrieben, was zu Verwirrung darüber führen kann, was genau umgesetzt werden soll. Die Korrektur besteht darin, Use Cases eindeutig und spezifisch zu formulieren. Jeder Use Case sollte eine klare Beschreibung der Akteure, ihrer Interaktionen und der erwarteten Ergebnisse enthalten. Ein strukturierter Ansatz, bei dem die Verwendung standardisierter Vorlagen und klarer, beschreibender Sprache hilfreich ist, kann hohe Klarheit schaffen.
2. Fehlende Priorisierung: Ein weiterer typischer Fehler ist die mangelnde Priorisierung der Anwendungsfälle. Ohne diese ist es schwierig, Ressourcen effizient einzuteilen und sicherzustellen, dass die wichtigsten Anforderungen zuerst angegangen werden. Hier sollte eine Korrektur durch Einbezug aller relevanten Stakeholder erfolgen, um Use Cases anhand der geschäftlichen Notwendigkeiten und ihres Mehrwerts priorisieren zu können.
3. Missachtung von Nicht-Funktionalen Anforderungen: Oftmals werden Use Cases nur in Bezug auf funktionale Anforderungen betrachtet, während nicht-funktionale Anforderungen, wie Performance oder Sicherheit, vernachlässigt werden. Die Korrektur besteht darin, frühzeitig auch nicht-funktionale Anforderungen zu erfassen und im Anforderungsprozess zu berücksichtigen. Diese sollten in Verbindung mit den funktionalen Anforderungen klar spezifiziert sein.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Analyse der aktuellen Use Cases: Beginnen Sie mit einer Überprüfung der bestehenden Use Cases. Stellen Sie sicher, dass alle Use Cases klar definiert, spezifisch und vollständig sind. Nutzen Sie Feedback von Stakeholdern, um die Use Cases zu verfeinern.
2. Entwicklung und Anwendung von Vorlagen: Entwickeln Sie standardisierte Vorlagen für Use Cases, um eine konsistente Dokumentation zu gewährleisten. Schulungen oder Workshops zur Anwendung dieser Vorlagen können zu besseren Ergebnissen führen.
3. Stakeholder-Workshops zur Priorisierung: Innerhalb der nächsten zwei Wochen sollten Sie Workshops mit relevanten Stakeholdern durchführen, um die Prioritäten der Use Cases festzulegen. Nutzen Sie Techniken wie das MoSCoW-Prinzip (Must, Should, Could, Won't) zur Kategorisierung der Use Cases nach ihrer Wichtigkeit.
4. Integration von nicht-funktionalen Anforderungen: Erstellen Sie parallel zur Ausarbeitung der funktionalen Anforderungen eine Liste nicht-funktionaler Anforderungen. Überprüfen Sie, ob diese in jedem Use Case ausreichend berücksichtigt sind, und halten Sie diese in einem separaten Dokument oder Abschnitt fest.

Durch das Befolgen dieser Schritte können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Use Cases eine solide Grundlage für die vollständige und zielgerichtete Ermittlung von Anforderungen darstellen. Die Implementierung eines strukturierten und umfassenden Prozesses ermöglicht eine klare und effektive Kommunikation zwischen allen Beteiligten und vermeidet spätere Missverständnisse und teure Nacharbeiten.