Versionierung digitaler Prozesse optimieren

In der heutigen Geschäftswelt ist eine präzise und aktuelle Prozessdokumentation unerlässlich. Der Einsatz von IT-gestützter Versionierung ermöglicht eine kontrollierte und nachvollziehbare Verwaltung von Änderungen im Dokumentationsprozess. Eine klare Versionierung digital zu verwalten, bietet die Grundlage für Transparenz und Effizienz im Unternehmen.

Typische Fehler bei der Versionierung

Ein häufiges Problem in der digitalen Versionierung ist die fehlende Konsistenz in der Benennung von Dateiversionen. Oftmals verwenden Mitarbeitende uneinheitliche oder gar willkürliche Namenskonventionen, was zu Verwirrung führen kann. Um diesen Fehler zu beheben, sollte ein unternehmensweites Benennungsschema festgelegt werden. Zum Beispiel könnte das Datum kombiniert mit einer fortlaufenden Nummerierung verwendet werden (z.B. "Prozessdokument_v1_20231101").

Ein zweiter Fehler ist das Überschreiben älterer Versionen, ohne eine Historie zu behalten. Dies kann zu einem Verlust an wertvoller Information führen, insbesondere wenn eine Änderung rückgängig gemacht werden muss. Abhilfe schafft die Nutzung von Versionierungsfunktionen in Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), die eine automatische Versionierung implementieren. Dabei bleibt jede Änderung als separate Version gespeichert und kann jederzeit wiederhergestellt werden.

Ein dritter häufiger Fehler ist eine unklare Zuständigkeit bei der Dokumentenpflege und -freigabe. Dies kann Doppelarbeit und Verantwortungsstreitigkeiten nach sich ziehen. Klare Rollenverteilungen und Freigabeprozesse helfen, diesen Fehler zu vermeiden. Es empfiehlt sich, für jedes Dokument einen Verantwortlichen zu benennen, der für die Pflege und Aktualisierung zuständig ist.

Handlungsanleitung für die kommenden 14–30 Tage

1. Woche 1–2: Ist-Analyse und Konzepterstellung

• Führen Sie eine Bestandsaufnahme der aktuellen Versionierungsprozesse durch. Dokumentieren Sie, wie Versionen derzeit benannt, gespeichert und freigegeben werden.
• Entwickeln Sie auf dieser Basis ein Konzept für ein einheitliches Benennungsschema und einen Freigabeprozess.
• Bestimmen Sie Verantwortliche für die Prozessdokumente.

1. Woche 3: Implementierung

• Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im neuen Benennungssystem und machen Sie die Vorteile deutlich.
• Implementieren Sie den definierten Freigabeprozess und stellen Sie die technischen Voraussetzungen sicher, z.B. durch Updates im Dokumentenmanagement-System.

1. Woche 4: Überprüfung und Anpassung

• Überprüfen Sie die Umsetzung der neuen Prozesse in einer Stichprobe. Achten Sie besonders darauf, ob alle Mitarbeitenden das neue System korrekt angewendet haben.
• Erfassen Sie Feedback und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor, um die Akzeptanz und Effektivität des neuen Systems zu steigern.

Durch die gezielte Verwaltung der digitalen Versionierung in der Prozessdokumentation sichern KMUs die Kontinuität und Nachvollziehbarkeit ihrer internen Abläufe. Eine konsequente Umsetzung dieser Schritte wird zu einer nachhaltig optimierten Dokumentenpflege führen.