Virtuelle Meetings effizient gestalten

Virtuelle Meetings sind längst fester Bestandteil des Arbeitsalltags vieler Schweizer KMU. Doch trotz ihrer Verbreitung gibt es häufige Fehler, die die Effizienz dieser Meetings beeinträchtigen können. Der folgende Artikel greift diese Fehler auf und zeigt Wege zu ihrer Korrektur auf, mit einer konkreten Handlungsanleitung für die nächsten vierzehn bis dreissig Tage.

Typische Fehler und deren Korrektur

1. **Unklare Agenda:** Ein weit verbreiteter Fehler ist das Fehlen einer klaren, vorab kommunizierten Agenda. Ohne eine konkrete Struktur neigen Meetings dazu, sich in endlose Diskussionen ohne Ergebnis zu verlieren.

*Korrektur:* Stellen Sie vor jedem Meeting sicher, dass eine detaillierte Agenda erstellt wird. Diese sollte mindestens 24 Stunden im Voraus an alle Teilnehmer verschickt werden, damit sie sich vorbereiten können. Die Agenda sollte klar die zu besprechenden Punkte und das Ziel des Meetings definieren.

1. **Fehlende Interaktion:** In virtuellen Meetings kann die Interaktion zwischen den Teilnehmenden oft zu kurz kommen, was zu Langeweile und geringem Engagement führen kann.

*Korrektur:* Integrieren Sie aktiv interaktive Elemente in Ihr Meeting. Nutzen Sie Funktionen wie Umfragen, Breakout-Räume oder die Chat-Funktion, um Interaktion und Diskussion zu fördern. Bestimmen Sie einen Moderator, der gezielt Teilnehmende anspricht und deren Beiträge einfordert.

1. **Technische Probleme:** Technische Schwierigkeiten können den Ablauf von virtuellen Meetings massiv stören. Häufig handelt es sich dabei um Verbindungsprobleme oder Schwierigkeiten bei der Handhabung der eingesetzten Software.

*Korrektur:* Führen Sie regelmässige Technik-Checks durch und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden Zugang zu stabiler Internetverbindung und funktional passender Hardware haben. Es kann auch hilfreich sein, kurze Schulungen zur effizienten Nutzung der verwendeten Software durchzuführen.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

In den kommenden zwei bis vier Wochen sollten die folgenden Massnahmen ergriffen werden:

• **Agenda erstellen und verteilen:** Implementieren Sie eine Richtlinie, dass für jedes Meeting eine Agenda erforderlich ist. Überprüfen Sie, dass die Agenden pünktlich verteilt werden.
• **Interaktionsplan entwickeln:** Planen Sie für jedes Meeting mindestens einen interaktiven Punkt ein, sei es eine Umfrage oder eine Diskussionsrunde. Evaluieren Sie nach jedem virtuellen Treffen das Engagement der Teilnehmer und passen Sie die Methoden entsprechend an.
• **Technisches Training organisieren:** Planen Sie mindestens ein kurzes Online-Training ein, in dem die Mitarbeitenden die Gelegenheit haben, sich mit der eingesetzten Software vertraut zu machen und technische Fragen zu klären.

Diese Strategien helfen, die Qualität und Effizienz virtueller Meetings nachhaltig zu steigern. Durch die strikte Einhaltung einer klaren Struktur und interaktiver Elemente wird die Zusammenarbeit verbessert, was grundsätzlich zu einem effektiveren Arbeiten in der virtuellen Umgebung führt.