Voicebots & Telefonie: Live-Transkripte und Zusammenfassungen

Effizienzsteigerung durch Live-Transkripte und Zusammenfassungen in der Telefonie

In der modernen Geschäftswelt wird die Fähigkeit, Informationen schnell und effizient zu verarbeiten, immer wichtiger. Insbesondere im Bereich von Telefonie und Kundenservice spielen Live-Transkripte und Zusammenfassungen eine entscheidende Rolle. Ihre Integration in die Arbeitsabläufe kann nicht nur die Reaktionszeiten verbessern, sondern auch die Qualität der Kommunikation erhöhen. Der Fokus sollte darauf liegen, möglichst fehlerfreie Transkriptionen zu erhalten und diese effektiv in den Arbeitsprozess zu integrieren.

Typische Fehler und deren Korrektur

1. Ungenaue Transkription der Inhalte: Ein häufiger Fehler bei der Nutzung von Live-Transkriptionen ist die Ungenauigkeit der aufgezeichneten Inhalte. Maschinen können Dialekte, Akzente oder Fachjargon falsch interpretieren, was zu fehlerhaften Transkriptionen führt. Um dies zu beheben, ist es wichtig, die Transkriptionssoftware regelmässig mit neuen Daten zu trainieren und bestehende Vorlagen an spezifische Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.
2. Mangelnde Prüfung der Zusammenfassungen: Zusammenfassungen spielen eine Schlüsselrolle bei der schnellen Weitergabe von Informationen, doch ohne gründliche Überprüfung können entscheidende Details verloren gehen. Es ist ratsam, einen standardisierten Prozess einzuführen, in dem die Zusammenfassungen von einer zweiten Person auf Vollständigkeit und Genauigkeit überprüft werden, bevor sie weiterverwendet werden.
3. Fehlende Integration in die Arbeitsprozesse: Selbst die genauesten Transkripte und Zusammenfassungen sind ineffektiv, wenn sie nicht sinnvoll in die Arbeitsprozesse integriert werden. Dies geschieht oft, wenn Mitarbeitende keine klare Anleitung zur Nutzung dieser Werkzeuge erhalten. Schulungen und klare Richtlinien helfen, die Hürden der Implementierung zu überwinden und den Nutzen der Tools zu maximieren.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Woche 1–2: Beginnen Sie mit der Evaluierung der aktuell eingesetzten Transkriptions- und Zusammenfassungstools. Dokumentieren Sie deren Stärken und Schwächen und erstellen Sie ein Verbesserungskonzept. Organisieren Sie Mitarbeiterschulungen, um deren Bewusstsein für die Bedeutung genauer Transkriptionen zu schärfen.

Woche 3–4: Implementieren Sie die Trainingseinheiten für die eingesetzte Software, um deren Genauigkeit zu steigern. Testen Sie die Standardprozesse zur Überprüfung der Zusammenfassungen und passen Sie diese bei Bedarf an. Messen Sie den Erfolg durch Tracking relevanter KPIs wie Bearbeitungszeit von Transkriptionen und Kundenzufriedenheit.

Durch die gezielte Verbesserung dieser Prozesse und die regelmässige Überprüfung der Umsetzung können Unternehmen ihre Effizienz im Bereich der Telefonie und Kundenkommunikation nachhaltig steigern.