Voicebots & Telefonie: Live-Transkripte & Zusammenfassungen

Voicebots und Telefonie spielen eine immer grössere Rolle im Kundenservice von Schweizer KMU. Die Integration von Live-Transkripten und Zusammenfassungen kann hier zu einer signifikanten Effizienzsteigerung führen. Live-Transkripte erlauben es, gesprochene Kommunikation sofort in Textform zu erfassen, was die Nachverfolgung und Analyse erleichtert. Zusammenfassungen fassen diese Informationen prägnant zusammen, um schnelles Handeln zu ermöglichen. Doch bei der Umsetzung dieser Technologien treten häufig Fehler auf, die vermieden werden sollten.

Typische Fehler und ihre Korrektur

Ein häufiger Fehler ist der unzureichende Umgang mit Datenschutzbestimmungen. Viele Unternehmen implementieren Transkriptionsdienste, ohne die rechtlichen Anforderungen vollständig zu berücksichtigen. Die Korrektur liegt in einer intensiven datenschutzrechtlichen Prüfung vor der Implementierung. Es ist entscheidend, dass Kunden informiert und deren Zustimmung eingeholt wird, bevor ihre Gespräche transkribiert werden. Zudem sollte sichergestellt werden, dass alle Daten verschlüsselt sind und nur autorisiertes Personal Zugang hat.

Ein weiterer Fehler ist die Vernachlässigung der Qualität der Transkripte. Fehlende Genauigkeit kann zu Missverständnissen und ineffizienter Kommunikation führen. Um dies zu korrigieren, sollten Unternehmen qualitativ hochwertige Spracherkennungssoftware einsetzen und regelmässige Überprüfungen sowie manuelle Kontrollen in den Arbeitsablauf integrieren. Dies kann durch Schulungen des Personals sowie durch den Einsatz von Algorithmen zur kontinuierlichen Verbesserung der Erkennungsgenauigkeit unterstützt werden.

Ein dritter Fehler besteht in der unzureichenden Integration der Transkriptionen in bestehende Geschäftsprozesse. Oft werden Transkriptionen zwar aufgenommen, aber nicht effektiv genutzt, um Geschäftsentscheidungen zu beeinflussen. Dies lässt sich vermeiden, indem klare Prozesse definiert werden, wie transkribierte Daten analysiert und genutzt werden sollen. Dies kann die Einbindung in CRM-Systeme oder andere relevante Softwarelösungen beinhalten, um Handlungsempfehlungen zu generieren.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

Um die Einführung von Live-Transkripten und Zusammenfassungen effizient zu gestalten, sollten Sie in den nächsten 14-30 Tagen folgende Schritte unternehmen:

1. Rechtslage prüfen: Beginnen Sie mit einer detaillierten Überprüfung der Datenschutzbestimmungen und passen Sie Ihre Politik entsprechend an. Dies sollte innerhalb der ersten Woche abgeschlossen sein.
2. Technologische Auswahl: Evaluieren Sie verschiedene Transkriptions- und Spracherkennungssoftwarelösungen. Nutzen Sie die zweite Woche, um Produkttests durchzuführen und die Option auszuwählen, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.
3. Mitarbeiterschulung: Planen Sie am Beginn der dritten Woche Schulungen für alle relevanten Mitarbeiter, um sie mit der neuen Technologie und den zu beachtenden Datenschutzrichtlinien vertraut zu machen.
4. Pilotphase starten: Gegen Ende der dritten Woche führen Sie einen Pilotversuch durch. Beginnen Sie in einem begrenzten Bereich Ihres Unternehmens, um Prozesse zu testen und Feedback zu sammeln.
5. Integration und Anpassung: Nutzen Sie die vierte Woche, um basierend auf dem erhaltenen Feedback notwendige Anpassungen vorzunehmen und die Technologie nahtlos in Ihre Geschäftsabläufe zu integrieren.

Durch akkurate Planung und konsequente Umsetzung dieser Schritte kann Ihr Unternehmen die Vorteile von Live-Transkripten und Zusammenfassungen optimal nutzen.