Vom Use Case zur klaren Anforderungsdefinition

In der Business Analyse bildet die Transformation eines Use Cases in konkrete Anforderungen einen zentralen Schritt. Es ist entscheidend, von Beginn an eine klare Struktur zu schaffen, um Missverständnisse zu vermeiden und den Projekterfolg zu sichern.

Typische Fehler in diesem Prozess sind:

1. Unpräzise Beschreibung von Use Cases: Oft werden Use Cases zu allgemein formuliert, was zu Interpretationsspielraum führt. Ein Use Case sollte eindeutig die zu erreichenden Ziele und Nutzerinteraktionen beschreiben. Korrektur: Detaillierte Szenario-Beschreibungen erstellen, die den gesamten Ablauf nachvollziehbar darstellen.
2. Unzureichende Validierung mit Stakeholdern: Es kommt häufig vor, dass Use Cases definiert werden, ohne ausreichend mit den Stakeholdern abgeglichen zu sein. Dies führt zu Anforderungen, die nicht den tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen. Korrektur: Regelmässige Reviews mit Stakeholdern einplanen, um sicherzustellen, dass die Use Cases korrekt interpretiert und in Anforderungen übertragen werden.
3. Mangelnde Priorisierung von Anforderungen: In vielen Projekten werden alle Anforderungen als gleich wichtig behandelt, was Ressourcen verschwendet oder unvollständige Lösungsansätze hervorbringt. Korrektur: Eine Priorisierungsmatrix anwenden, um die wichtigen von den weniger kritischen Anforderungen zu unterscheiden.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage:

Erste Woche:

• Starten Sie mit der Identifikation der wichtigsten Use Cases. Organisieren Sie Workshops mit den relevanten Stakeholdern, um ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln.
• Dokumentieren Sie die Use Cases detailliert. Beschreiben Sie dabei auch alternative Abläufe und Sonderfälle.

Zweite Woche:

• Validieren Sie die erstellten Use Cases durch Feedback-Sitzungen mit Stakeholdern. Achten Sie auf konkrete, umsetzbare Kommentare und nehmen Sie notwendige Anpassungen vor.
• Beginnen Sie mit der Ableitung der Anforderungen aus den Use Cases. Formulieren Sie die Anforderungen präzise, wobei Sie sicherstellen, dass sie messbar und nachvollziehbar sind.

Dritte Woche:

• Entwickeln Sie eine Priorisierungsstrategie. Führen Sie eine Priorisierung der Anforderungen mithilfe einer Priorisierungsmatrix durch. Dies hilft, den Fokus auf die wichtigsten Anforderungen zu legen.
• Prüfen Sie regelmässig die Anforderungen im Kontext der Use Cases und passen Sie sie bei Bedarf an veränderte Erkenntnisse oder Prioritäten an.

Vierte Woche:

• Konsolidieren Sie die Anforderungen und stellen Sie sicher, dass alle Stakeholder ein gemeinsames Verständnis der Anforderungen haben.
• Planen Sie erneut Feedback-Runden, um potenzielle Lücken oder Missverständnisse zu klären und abzumildern.

Mit diesem strukturierten Ansatz schaffen Sie die Basis für eine erfolgreiche Umsetzung von Use Cases in Anforderungen. Dies verbessert die Qualität des Resultats und fördert die Effizienz des gesamten Projektprozesses.