Vom Use Case zur präzisen Anforderung

In der Business Analyse ist die präzise Übersetzung von Use Cases in klare Anforderungen entscheidend für den Erfolg eines Projektes. Die Kernaussage hierbei ist: Nur wer Use Cases sorgfältig analysiert und strukturiert in Anforderungen überführt, kann die Bedürfnisse der Benutzer befriedigen und Projektrisiken minimieren. Doch dieser Prozess birgt auch Herausforderungen, die häufig zu Fehlern führen können.

Typische Fehler

Mangelnde Spezifikation: Ein häufiger Fehler besteht in der ungenügenden Detaillierung der Anforderungen. Wenn ein Use Case beispielsweise lediglich beschreibt, dass ein Benutzer „Daten eingeben“ muss, ohne die Art der Daten oder die Eingabemechanismen zu spezifizieren, bleibt das tatsächliche Ziel unklar. Dieser Mangel kann zu Missverständnissen und falschen Implementationen führen.

Korrektur: Zur Vermeidung ist es unerlässlich, die Anforderungen im Detail zu beschreiben und alle notwendigen Kriterien klar zu definieren. Hierfür sollten gezielte Workshops mit den Endnutzern durchgeführt werden, um ein präzises Verständnis ihrer Bedürfnisse und Prioritäten zu erlangen.

Übermässiger Fokus auf technische Lösungen: Ein weiterer häufiger Fehler ist, dass Business Analysten zu früh in technische Details abdriften, anstatt sich auf die Beschreibung des Problems aus der Perspektive des Endnutzers zu konzentrieren. Dadurch kann es passieren, dass Lösungen entwickelt werden, die den tatsächlichen Bedürfnissen nicht gerecht werden.

Korrektur: Es ist wichtig, den Fokus auf die Funktionalität aus Benutzersicht zu bewahren. Dies kann durch die Methode der „User Stories“ unterstützt werden, bei der die Anforderung immer aus der Anwenderperspektive beschrieben wird.

Zu allgemein formulierte Anforderungen: Zu vage formulierte Anforderungen können nicht nur die Entwicklung behindern, sondern auch die Erfolgskontrolle von Projekten schwierig gestalten. Eine allgemeine Anforderung wie „Die Applikation muss sicher sein“ gibt keine konkreten Leitlinien für die Umsetzung vor.

Korrektur: Um dieses Problem zu umgehen, sollten Anforderungen spezifisch und messbar formuliert werden. Sicherheitsanforderungen könnten beispielsweise dahingehend spezifiziert werden, dass der Zugang zu sensiblen Daten über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung geregelt wird.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

In den kommenden Wochen sollte der Fokus darauf liegen, den Prozess der Anforderungsdefinition systematisch zu optimieren:

1. Projektanalyse: Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse der existierenden Use Cases. Dokumentieren Sie diese detailliert und führen Sie Interviews mit den relevanten Stakeholdern, um ein vollständiges Bild zu erhalten.
2. Anforderungsworkshops: Organisieren Sie Workshops mit Endnutzern und Entwicklern, um ihre Sichtweisen zu verstehen. Das hilft, Anforderungen aus verschiedenen Perspektiven zu beleuchten und zu präzisieren.
3. Überprüfung und Validierung: Überprüfen Sie die erarbeiteten Anforderungen regelmässig auf Vollständigkeit und Genauigkeit. Validieren Sie diese Anforderungen sowohl mit den Endnutzern als auch dem Entwicklungsteam, um sicherzustellen, dass sie alle relevanten Aspekte abdecken.
4. Dokumentation: Führen Sie eine gut strukturierte Dokumentation ein, die allen Projektmitgliedern als klare Referenz dient. Diese sollte für alle Beteiligten leicht zugänglich sein und fortlaufend aktualisiert werden.

Durch diese strukturierten Schritte kann das Team nahtlos von Use Cases zu klaren, umsetzbaren Anforderungen übergehen und so den Grundstein für den erfolgreichen Abschluss von Projekten legen.