Wirksame Krisenpläne für KMU entwickeln

Erstellung wirksamer Krisenpläne für KMU

Krisenpläne sind ein unverzichtbares Instrument, um die Geschäftskontinuität in Krisensituationen zu sichern. Eine klare und strukturierte Planung ermöglicht es Unternehmen, schnell und effizient auf unerwartete Ereignisse zu reagieren, um den Betrieb bestmöglich aufrechtzuerhalten. Trotzdem unterlaufen vielen kleinen und mittleren Unternehmen in der Schweiz häufig Fehler bei der Erstellung dieser Pläne.

Typische Fehler bei der Krisenplanung

Unzureichende Risikoanalyse: Ein häufiger Fehler ist die mangelhafte Identifikation und Bewertung der potenziellen Risiken, die ein Unternehmen bedrohen können. Unternehmen neigen dazu, entweder zu viele oder zu wenige Szenarien zu berücksichtigen. Beide Ansätze führen zu einem ungenügenden Krisenplan, der entweder zu unflexibel oder zu vage ist. Die Korrektur liegt in einer fundierten Risikoanalyse, die relevante Bedrohungen beschreibt und deren Eintrittswahrscheinlichkeit sowie mögliche Auswirkungen realistisch einschätzt.

Fehlende Rollenverteilung: In Krisenplänen werden oft die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten nicht klar genug definiert. Dies führt im Ernstfall zu Verwirrung und ineffizientem Handeln. Abhilfe schafft eine detaillierte Zuweisung von Rollen und Aufgaben innerhalb des Krisenteams. Jeder Beteiligte muss seine Aufgaben im Vorfeld kennen und für seine Rolle trainiert werden. Kontaktdetails und Eskalationswege sollten klar dokumentiert sein und regelmässig überprüft werden.

Vernachlässigte Aktualisierung und Übung: Ein Krisenplan, der einmal erstellt und danach nicht mehr überarbeitet wird, ist schnell veraltet und ineffektiv. Änderungen in der Unternehmensstruktur, neue Technologien oder externe Faktoren können einen überarbeiteten Plan erfordern. Um dieser Problematik vorzubeugen, ist es essenziell, den Krisenplan regelmässig zu überprüfen und realistische Übungen abzuhalten, um die Wirksamkeit der Massnahmen zu überprüfen und die Mitarbeitenden auf die Ernstsituation vorzubereiten.

Handlungsanleitung: Aufbau eines Krisenplanes in 14–30 Tagen

Schritt 1: Risikoanalyse (5 Tage)

• Identifizieren Sie mögliche interne und externe Risiken.
• Bewerten Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit und die potenziellen Auswirkungen dieser Risiken auf Ihr Geschäft.
• Priorisieren Sie die Risiken, um Ihre Ressourcen auf die wahrscheinlichsten und gravierendsten Szenarien zu konzentrieren.

Schritt 2: Aufbau des Krisenteams (3 Tage)

• Wählen Sie ein Krisenteam aus Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen.
• Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten für jedes Teammitglied.
• Entwickeln Sie Kommunikationswege und Eskalationspfade.

Schritt 3: Ausarbeitung des Krisenplans (7 Tage)

• Entwickeln Sie Massnahmen und Prozeduren zur Bewältigung der identifizierten Risiken.
• Erstellen Sie Checklisten und Protokolle zur effektiven Umsetzung der Massnahmen.
• Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Betriebsmittel und Dokumente sicher und zugänglich sind.

Schritt 4: Schulung und Übung (5 Tage)

• Schulen Sie alle Mitarbeiter regelmässig und umfassend über die Krisenpläne.
• Führen Sie Simulationen und Szenario-Übungen durch, um die Reaktionsfähigkeit zu testen und zu verbessern.
• Sammeln Sie Feedback und passen Sie den Plan gegebenenfalls an.

Nach dieser ersten Entwicklungsphase sollte der Krisenplan weiterhin in regelmässigen Abständen überprüft und optimiert werden. Eine proaktive und disziplinierte Herangehensweise an die Krisenplanung ermöglicht es KMU, widerstandsfähiger gegenüber unvorhergesehenen Ereignissen zu sein und den Betrieb erfolgreich fortzuführen.