Wirksamkeit im Steering & Reporting — Praxis — Praxis — Praxis

Im Bereich der Projektleitung und des Project Management Office (PMO) sind Steering und Reporting zentrale Elemente für den Projekterfolg. Eine klare Kernaussage ist, dass effektives Steering & Reporting entscheidend ist, um Projektrisiken rechtzeitig zu erkennen, Fortschritte transparent zu dokumentieren und eine fundierte Entscheidungsfindung zu ermöglichen. Doch in der Praxis sind häufige Fehler festzustellen, die die Wirksamkeit dieser Prozesse beeinträchtigen.

Typische Fehler im Steering & Reporting

Unklare Ziele und Erwartungen: In vielen Projekten sind die Ziele oder Erwartungen an das Steering und Reporting unklar oder zu vage formuliert. Dies führt dazu, dass Berichte nur oberflächlich erstellt werden und die tatsächlichen Herausforderungen im Projekt übersehen werden. Die Korrektur dieses Fehlers erfordert eine initiale Klärung und Dokumentation der spezifischen Zielsetzungen der Berichtsprozesse, die alle relevanten Stakeholder einbeziehen.

Unvollständige oder ungenaue Daten: Ein weiterer häufiger Fehler ist die Verwendung unvollständiger oder ungenauer Daten während des Reportings. Dies kann eine Verzerrung der Projektrealität zur Folge haben und in der Folge zu Fehlentscheidungen führen. Es ist entscheidend, eine solide Datenbasis zu etablieren, bei der alle relevanten Informationen einheitlich erfasst und validiert werden. Dies erfordert oftmals den Einsatz automatisierter Tools und Systeme zur Datenerfassung und -analyse.

Mangelnde Regelmässigkeit und Konsistenz: Berichte werden oft unregelmässig erstellt oder variieren in ihrer Struktur und ihrem Detailgrad. Dies erschwert den Vergleich über verschiedene Zeiträume und Projekte hinweg. Die Einführung standardisierter Berichtsvorlagen und ein fixer Reportingzyklus helfen, Konsistenz zu schaffen und die Nachverfolgbarkeit der Projektentwicklung zu verbessern.

Handlungsanleitung für die kommenden 14–30 Tage

1. Ziele und Erwartungen festlegen: Innerhalb der ersten Woche sollten Sie in einem Workshop mit allen relevanten Stakeholdern konkrete Ziele und Erwartungen für das Steering und Reporting definieren. Dokumentieren Sie diese Ergebnisse und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten sie verstehen und akzeptiert haben.
2. Datenqualität sicherstellen: Überprüfen Sie die bestehenden Datenquellen auf Vollständigkeit und Genauigkeit. In der zweiten Woche sollte ein kleines Team damit beauftragt werden, ein standardisiertes Verfahren zur Datenerfassung zu entwickeln, welches den hohen Qualitätsanforderungen entspricht. Erwägen Sie den Einsatz von Business Intelligence Werkzeugen, um Daten effizienter und präzise zu verarbeiten.
3. Regelmässige Berichterstattung etablieren: Implementieren Sie in den folgenden Wochen einen festen Reportingzyklus mit Hilfe standardisierter Templates und einem klaren Zeitplan. Der Zyklus sollte widerspiegeln, wie häufig Berichte benötigt werden, um den Entscheidungsprozess optimal zu unterstützen. Gewährleisten Sie die Schulung relevanter Teammitglieder im Umgang mit diesen Vorlagen.

Durch diese Schritte läßt sich die Qualität des Steering und Reporting verbessern, wodurch Transparenz im Projektmanagement gesteigert und die Erfolgschancen der Projekte erhöht werden.